HGS Colombia Personal Data Treatment Policy

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Last Updated: August 20, 2023

PERSONAL DATA TREATMENT POLICY

HGS COLOMBIA S.A.S.

This document contains the Policy for the Treatment of Personal Data belonging to employees, customers, suppliers, contractors and/or collaborators, and in general, of whoever is in a database (hereinafter the “Holders”) of HGS COLOMBIA S.A.S. (hereinafter HGS).

HGS, in compliance with the provisions of Article 15 of the Political Constitution of Colombia, Law 1581 of 2012, Regulatory Decree 1377 of 2013, and other regulations that modify and/or regulate them, adopts and implements this Policy for the treatment of personal data.

HGS guarantees the fundamental rights to intimacy, privacy, habeas data and the good name of people and in all the activities it develops and that involve the processing of personal data, it will always be guided by the principles of confidentiality, security, legality, access, freedom, and transparency.

In this Policy, HGS includes all the necessary guidelines and measures to guarantee that the personal data provided by the Holders/Owners receive an adequate Treatment and in strict compliance with the data protection regulations in Colombia.

The acceptance of proposals and commercial offers, the conclusion of contracts, the completion of formats, access to the Website, as well as the express or unequivocal acceptance of this policy, implies the acceptance by the Holders/Owners of the data of the Personal Data Treatment and Protection Policy and your authorization for the uses and other treatments described here.

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HGS COLOMBIA S.A.S.

El presente documento contiene la Política para el Tratamiento de Datos Personales de los empleados, clientes, proveedores, contratistas y/o colaboradores, y en general, de quien quiera que se encuentre en una base de datos (en adelante los “Titulares”) de HGS COLOMBIA S.A.S. (en adelante HGS).

HGS, cumpliendo con lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que los modifican y/o reglamentan, adopta e implementa esta Política para el tratamiento de los datos personales.

HGS garantiza los derechos fundamentales a la intimidad, la privacidad, el habeas data y el buen nombre de las personas y en todas las actividades que desarrolle y que impliquen el tratamiento de datos personales, siempre estará guiada por los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.

En esta Política, HGS incluye todos los lineamientos y medidas necesarias a para garantizar que los datos personales suministrados por los Titulares/Propietarios reciban un Tratamiento adecuado y en estricto cumplimiento de la normatividad de protección de datos en Colombia.

La aceptación de propuestas y ofertas comerciales, la celebración de contratos, el diligenciamiento de formatos, el acceso a la Página Web, así como la aceptación expresa o inequívoca de la presente política, implica la aceptación por parte de los Titulares de los datos de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

I. DEFINITIONS

Authorization: Prior, express, and informed consent of the Data Owner to carry out the Processing of personal data.

Privacy Notice: Verbal or written communication generated by the Responsible Party addressed to the Owner for the treatment of their personal data, through which they are informed about the existence of the Information Treatment policies that will be applicable, the way to access the same and the purposes of the treatment that is intended to give personal data.

Database: Organized set of personal data that is subject to Treatment.

Clients: Person who is linked by signing contracts to acquire products and/or services from HGS.

Contractors and/or collaborators: Person who has a commercial and/or collaboration relationship with HGS.

Personal data: Any information linked or that can be associated with one or more specific or determinable person.

Private data: It is the data that, due to its intimate or reserved nature, is only relevant to its Owner.

Sensitive data: Sensitive data is understood to be that which affects the privacy of the Owner or whose improper use may generate discrimination, such as those that reveal racial or ethnic origin, political orientation, religious or philosophical convictions, membership in trade unions, social, human rights organizations or that promote the interests of any political party or that guarantee the rights and guarantees of opposition political parties, as well as data related to health, sexual life and biometric data.

Semi-private data: data that is not of an intimate, reserved, or public nature and whose knowledge or disclosure may be of interest not only to its owner, but also to a group of people or society in general. In this case, for its Treatment the express authorization of the Owner of the information is required. For example: financial data, data relating to relations with social security entities (EPS, AFP, ARL, Compensation Funds).

Public data: Personal data that is not private or sensitive. Among others, they are the data related to the marital status of the people, their profession or trade and their quality as a merchant or public servant. By its nature, public data may be contained, among others, in public records and documents.

Person in Charge of Treatment: Person or legal entity, public or private that by itself or in association with others, performs the Treatment of personal data on behalf of the Person Responsible for Treatment.

Employees: They are the natural persons who are linked by means of an employment contract to HGS.

HGS Website: www.hgs.cx/locations/colombia

Suppliers: Person that provides or supplies products and/or services to HGS.

Responsible for the Treatment: Person or legal entity, public or private, that by itself or in association with others, decides on the database and/or the Treatment of the data.

Owner/Holder: Person whose personal data is subject to Treatment. For the purposes of this document, Holders/Owners are understood to be HGS employees, customers, suppliers, contractors and/or collaborators, as well as any person whose data is stored in a database that is the responsibility of HGS.

Treatment: Any operation or set of operations on personal data, such as the collection, storage, use, circulation, or deletion of the same.

Transfer: The transfer of data takes place when the Person Responsible for the Treatment of Personal Data, located in Colombia, sends the Personal Data to a receiver, who in turn is Responsible for the Treatment and is located inside or outside the country.

Transmission: Treatment of Personal Data that implies the communication of the same within or outside the territory of Colombia.

I. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los Datos para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Clientes: Persona natural que se vincula mediante la suscripción de contratos para adquirir productos y/o servicios de HGS.

Contratistas y/o colaboradores: Persona natural que tiene relación comercial y/o de colaboración con HGS.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Dato semiprivado: son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su Tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación).

Dato público: Dato personal que no es privado o sensible. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Empleados: Son las personas naturales que se encuentran vinculadas por medio de un contrato laboral a HGS.

Página de Web de HGS: www.hgs.cx/locations/colombia

Proveedores: Persona natural que provee o abastece de productos y/o servicios a HGS.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular/Propietario: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Titulares a los empleados, clientes, proveedores, contratistas y/o colaboradores de HGS, así como a cualquier persona cuyos datos reposen en una base de datos responsabilidad de HGS.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia.

II. AUTHORIZATION

The authorization of the Holders/Owners of Personal Data or whoever is legitimated in accordance with the provisions of current regulations, is an essential requirement for HGS to collect, store, consult, use, process and, in general, treat your personal information.

This authorization must be granted by the Owner in writing, verbally or through unequivocal behaviors of the Holder that allow a reasonable conclusion that he granted the authorization.

HGS will take the appropriate measures to keep a copy or evidence, or to document the existence, of the authorization for future reference.

The authorization of the Owner will not be necessary in the case of:

  1. Delivery of information required by a public or administrative entity in the exercise of its legal functions or by court order.
  2. Treatment of Public Data.
  3. Treatment in other events provided for in current regulations.

II. AUTORIZACION

La autorización de los Titulares de Datos Personales o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en las normas vigentes, es requisito indispensable para que HGS recolecte, almacene, consulte, use, procese y en general, de Tratamiento a su información personal.

Esta autorización deberá ser otorgada por el Titular en forma escrita, verbal o a través de conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

HGS tomará las medidas idóneas para conservar copia o evidencia, o para documentar la existencia, de la autorización para consultas futuras.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Tratamiento de Datos Públicos.
  3. Tratamiento en otros eventos previstos en las normas vigentes.

III. PERSONAL INFORMATION

Types of Personal Data Collected by HGS

HGS will treat the Personal Data that is necessary to develop the commercial activities inherent to its corporate purpose, as well as to maintain and strengthen the commercial, contractual, consumer and labor relations with the Holders of the same.

Specifically, HGS will collect the following personal data, among others that may be necessary for these purposes:

  1. EMPLOYEES: Name, surname, type of identification, identification number, date and place of issue, marital status, sex, signature, nationality, family and/or beneficiary data, other identification documents, place and date of birth or death, age, images on surveillance cameras, location data related to commercial or professional activity, personal location data related to private activity, data related to health status, financial data, credit and/or economic rights, data socioeconomic data, patrimonial data, data related to economic activity, data related to employment history, data related to educational level, training and/or academic history, general data related to affiliation and contributions to the Comprehensive Social Security System, personal data of access to the HGS information system, data on judicial and/or disciplinary records and any other data or that is necessary to achieve the purposes described.
  2. CUSTOMERS: Name, surname, type of identification, identification number, date and place of issue, gender, signature, nationality, place and date of birth or death, age, location data related to commercial or professional activity, data of personal location related to private activity, socioeconomic data, tax information data, patrimonial data, data related to economic activity, and any other data that may be necessary to achieve the purposes described.
  3. SUPPLIERS, CONTRACTORS AND/OR COLLABORATORS: Name, surname, type of identification, identification number, date and place of issue, gender, signature, nationality, place and date of birth or death, age, location data related to activity commercial or professional, personal location data related to private activity, financial data, credit and / or rights of economic nature, socioeconomic data, tax information data, property data, data related to economic activity, data related to employment history, and any other data that may be necessary to achieve the purposes described.

COLLECTION METHOD

The data may be provided directly to HGS through entry or link formats, knowledge of the client or third party, collected personally through its employees, service providers or representatives, obtained by consulting third parties that manage Databases, or implicitly collected of the operations of analysis of target groups, acquisition of the products or services that are offered by HGS, or of the behavior of the Holders such as claims, requests for information, surveys, proposals, offers, visit of the HGS facilities, participation in projects, programs and events, among others.

HGS´S facilities have security cameras and the entry of any person, whether employee, client, supplier or third party, will be recorded in the recordings made by them. Likewise, when entering the facilities, people will fill out forms and registration forms, accepting the provision of their personal data and the treatment thereof in accordance with the provisions of this policy.

SENSITIVE DATA PROCESSING

HGS will only collect and/or process data considered Sensitive Data in the cases permitted by law. The Owners are not obliged to provide the aforementioned data or to authorize their treatment.

Once said data has been provided and the corresponding consent has been granted, the data will be collected and processed solely for the purposes described in this Privacy Policy.

COOKIES

HGS uses cookies and other tools that automatically collect information from people when they use the HGS Website, understanding that entering and browsing the Website is an unequivocal authorization conduct.

The type of information that can be collected in this way include: Information about the Uniform Resource Locator (URL), information about the browser used by the Owner, details of the pages visited by the Owner, IP address, clicks, hyperlinks, name of user, photo of profile, consultations, among others.

OTHER COLLECTION SOURCES

HGS may receive personal information from the Owner through other sources such as public Databases and information from third parties to which the Owner has granted authorization to share their information.

III. DATOS PERSONALES

Tipos De Datos Personales Recabados por HGS

HGS tratará los Datos Personales que sean necesarios para desarrollar las actividades comerciales inherentes a su objeto social, así como mantener y fortalecer las relaciones comerciales, contractuales, de consumo y laborales con los Titulares de los mismos.

En particular, HGS recolectará los siguientes datos personales, entre otros que pudieren ser necesarios para estos fines:

  1. EMPLEADOS: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia y/o beneficiarios, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, imágenes en cámaras de vigilancia, datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados con actividad privada, datos relacionados con el estado de salud, datos financieros, crediticios y/o derechos de carácter económico, datos socioeconómicos, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad económica, datos relacionados con la historia laboral, datos relacionados con el nivel educativo, capacitación y/o historial académico, datos generales relacionados con afiliación y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, datos personales de acceso al sistema de información de HGS, datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.
  2. CLIENTES: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, sexo, firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados con actividad privada, datos socioeconómicos, datos de información tributaria, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad económica, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.
  3. PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y/O COLABORADORES: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, sexo, firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados con actividad privada, datos financieros, crediticios y/o derechos de carácter económico, datos socioeconómicos, datos de información tributaria, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad económica, datos relacionados con la historia laboral, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

FORMA DE RECOLECCIÓN

Los datos podrán ser suministrados directamente a HGS mediante formatos de ingreso o vinculación, conocimiento del cliente o tercero, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes, obtenidos mediante consulta a terceros que administren Bases de Datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por HGS, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de información, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones de HGS, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros.

Las instalaciones de HGS cuentan con cámaras de seguridad y el ingreso de toda persona, sea empleado, cliente, proveedor o tercero quedará registrado en las grabaciones realizadas por éstas. Así mismo, al ingresar a las instalaciones, las personas diligenciarán formatos y planillas de registro, aceptando el suministro de sus datos personales y el tratamiento de los mismos conforme lo establecido en la presente política.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

HGS solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Los Titulares no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento.

Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Privacidad.

COOKIES

HGS utiliza cookies y otras herramientas que automáticamente recolectan información de las personas cuando usan la Página Web de HGS, entendiendo que el ingreso y navegación en la Página Web es una conducta inequívoca de autorización.

El tipo de información que puede ser recolectada de esta manera incluye: Información sobre el Localizador de recursos uniforme (URL), información acerca del explorador que utiliza el Titular, detalles de las páginas visitadas por el Titular, dirección IP, clicks, hipervínculos, nombre de usuario, foto de perfil, consultas, entre otros.

OTRAS FUENTES DE RECOLECCIÓN

HGS puede recibir información personal del Titular por medio de otras fuentes como Bases de Datos públicas e información de terceras partes a las que el Titular ha otorgado autorización para compartir su información.

IV. SCOPE OF THE POLICY

HGS’s Personal Data Processing Policy will apply to all Databases and/or files that contain Personal Data, and on which HGS acts as Responsible and/or Responsible for the processing of Personal Data.

The Treatment of Personal Data will be carried out under the terms, conditions, and scope of the authorization that its Holder/Owner has granted and/or in application of the special regulations when any legal exception to do so is appropriate.

Any type of request, product of the exercise of the duties and rights enshrined in the policy, may be addressed to the following email: DPO.Americas@teamhgs.com

IV. ALCANCE DE LA POLÍTICA

La Política de Tratamiento de Datos Personales de HGS se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, y sobre las cuales HGS actúe como Responsable y/o Encargado del tratamiento de Datos Personales.

El Tratamiento de los Datos Personales se realizará bajo los términos, condiciones y alcances de la autorización que su Titular haya otorgado y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo.

Cualquier tipo de solicitud, producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en la política, podrá dirigirse al siguiente correo electrónico: DPO.Americas@teamhgs.com

V. RESPONSIBLE FOR THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

HGS COLOMBIA S.A.S. with Tax Id. No. 901.638.274-9, with headquarters at Cra. 53 No. 80 – 198 Ed. Empresarial Torre Atlantica 12th floor, Barranquilla, Colombia, email: DPO.Americas@teamhgs.com will be the Responsible and / o Responsible for the processing of personal data and databases.

V. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HGS COLOMBIA S.A.S. con NIT No. 901.638.274-9, con sede principal en la Cra. 53 No. 80 – 198 Ed. Empresarial Torre Atlántica Piso 12 de la ciudad de Barranquilla, Colombia, correo electrónico: DPO.Americas@teamhgs.com será el Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.

VI. PURPOSES AND TREATMENT

GENERAL PURPOSES

The purposes for which HGS will process Personal Data and, which will apply generally to all Holders/Owners, are:

  1. The constitution of health insurance plans for payers in the systems.
  2. Enrolling and establishing new members/policy holders in health plans, including maintenance/changes/modification.
  3. Accreditation of providers/physician accreditation and data management such as providers, hospitals prior to writing and maintenance after enrollment.
  4. Claims management, including the provision of the complete service from the initial claim setup to the adjudication of the claim (payment/refusal decision).
  5. The provision of payment integrity services, providing a technology-backed solution to identify potential recovery opportunities and process transactions with highly qualified personnel.
  6. Contact center for the purpose of receiving and processing calls from its own customers and / or third parties through customer service lines, with the purpose of meeting requirements, benefits, information, claims, among others, from members and suppliers. Contact center members will be B2C, while contact center providers will be B2B.
  7. Provide and/or deliver pre- and post-medical treatment services referred to as Utilization Management and/or Healthcare/Disease Management, including the provision of complete solutions including licensed physician-capable analytics platform.
  8. With orders, do insurance verification, process/confirm orders, fulfill/dispatch orders. and then follow up on collections.
  9. Services of collection of portfolios of accounts receivable and
  10. Schedule patient appointments and provide customer support for billing clarifications.

VI. FINALIDADES Y TRATAMIENTO

FINALIDADES GENERALES

Las finalidades para las cuales HGS tratará los Datos Personales y, que aplicarán de manera general a todos los Titulares, son:

  1. La constitución de planes de seguro de salud para los pagadores en los sistemas.
  2. La elaboración de inscripciones y establecimiento de nuevos miembros/titulares de pólizas en planes de salud, incluido el mantenimiento/cambios/modificación
  3. La acreditación de proveedores/médicos y gestión de datos tales tomo proveedores, hospitales antes de escribirlos y mantenimiento con posterioridad a su inscripción;
  4. La gestión de reclamaciones, incluyendo la provisión del servicio completo desde la configuración inicial de reclamación hasta la adjudicación de la reclamación (decisión sobre el pago/denegación);
  5. La provisión de servicios de integridad de pago, brindando una solución respaldada por tecnología para identificar posibles oportunidades de recuperación y procesar transacciones con personal altamente calificado;
  6. Contact center para efectos de recibir y procesar llamadas de clientes propios y/o de terceros a través de líneas de atención al cliente, con el propósito de atender requerimientos, de beneficios, información, reclamos, entre otros, de miembros y proveedores. Los miembros del contact center será B2C, mientras que los proveedores del contact center será B2B;
  7. Brindar y/o proveer servicios de tratamientos médicos previos y posteriores denominados Administración de utilización y/o Administración de atención médica/enfermedad, incluyendo la provisión de soluciones completas que incluyen una plataforma de análisis con capacidad para médicos autorizados;
  8. Con pedidos, hacer la verificación de seguros, procesar/confirmar pedidos, cumplir/despachar pedidos. y luego hacer seguimiento a cobranzas;
  9. Servicios de recolección de cartera de cuentas por cobrar y;
  10. Programar citas de pacientes y brindar atención al cliente para aclaraciones de facturación.

SPECIFIC PURPOSES

EMPLOYEES

  1. Keep and manage the information of the employment relationship with the Holder/Owner.
  2. Verify conflicts of interest in new HGS employees as well as their inabilities and incompatibilities.
  3. Keep a record of the disciplinary sanctions imposed on HGS employees.
  4. Carry out Security Studies.
  5. Promote employee wellness activities.
  6. Make payments of salaries and obligations as an employer of affiliations and contributions to social security and compensation funds, both for employees and their families and control labor news such as permits, disabilities, access control and work hours of the employee.

FINALIDADES ESPECÍFICAS

EMPLEADOS

  1. Conservar y administrar la información de la relación laboral con el Titular.
  2. Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados de HGS, así como inhabilidades e incompatibilidades de los mismos.
  3. Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a los empleados de HGS.
  4. Realizar Estudios de Seguridad.
  5. Promover actividades de bienestar de los empleados.
  6. Realizar los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado

CUSTOMERS

  1. Send and receive messages for commercial, advertising, and/or customer service purposes.
  2. Maintain contact with customers and potential customers to send information related to the contractual and commercial relationship.
  3. Provide effective customer service.
  4. Inform about changes in products and/or services.
  5. Carry out invoicing activities, fraud and money laundering prevention inquiries, verification of personal, commercial and employment references, consultation with the risk information centers or consultation of the web pages and the lists issued by the different private entities and / or governmental, national, or foreign, criminal, and disciplinary records in which HGS deems necessary.
  6. Perform collection management (written, telephone or personal), collection, control, behavior, payment habits, as well as any other related to our products, services and reporting to the risk information centers.

CLIENTES

  1. Enviar y recibir mensajes con fines comerciales, publicitarios, y/o de atención al cliente.
  2. Mantener contacto con los clientes y, clientes potenciales para el envío de información relacionada con la relación contractual y comercial.
  3. Proporcionar un efectivo servicio al cliente.
  4. Informar sobre cambio de productos y/o servicios.
  5. Realizar actividades de facturación, consultas de prevención de fraude y lavado de activos, verificación de referencias personales, comerciales y laborales, consulta ante las centrales de información de riesgo o consulta de las páginas web y las listas emitidas por las diferentes entidades privadas y/o gubernamentales, nacionales o extranjeras, antecedentes penales y disciplinarios en los que HGS considere necesario.
  6. Realizar gestión de cobranza (escrita, telefónica o personal), recaudo, control, comportamiento, hábito de pago, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos, servicios y reporte ante las centrales de información de riesgo.

SUPPLIERS, CONTRACTORS AND/OR COLLABORATORS

  1. Make the respective payments to suppliers and maintain business relationships.
  2. Carry out financial studies and verification in databases of credit, financial risk, financing of terrorism and money laundering.

PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y/O COLABORADORES

  1. Realizar los respectivos pagos a proveedores y mantener relaciones comerciales.
  2. Realizar estudios financieros y verificación en bases de datos de riesgo crediticio, financiero, financiación del terrorismo y lavado de activos.

PROCESSING OF PERSONAL DATA

Within the treatments that can be given to personal data, in compliance with this policy, in an enunciatively but not exhaustive manner, HGS may carry out the following:

  1. Communication with the Holders/Owners for contractual, informative, or commercial purposes.
  2. Establish communication between HGS and the Owners for any purpose related to the purposes established in this policy, either through calls, text messages, emails and/or physical mail.
  3. Offer or inform the Owner/Holder about HGS products and/or services that may be of interest to them, as well as provide general information by means of emails as part of a news item, communication, bulletin, news, or Informative Flash.
  4. If applicable, use the information to process claims, complaints, suggestions regarding the products and/or services offered by HGS.
  5. Carry out or implement the acquisition or offer of products or services by HGS.
  6. Collect information about the device that is being used to view or use the Website, such as IP address or the type of Internet browser or operating system used and link it with personal information to ensure that the Website provides the best experience online.
  7. Evaluate the use of the Website (anonymously and comprehensively), as well as compile statistics on the activities of the Owners/Holders, such as, for example, hours of visits, frequency with which they are visited and the website that was transferred to the Web Page, so that the experience of the Holders on the Web Page is personalized.
  8. Invite and contact the Holders to participate in conferences, workshops, and any other event developed by HGS.
  9. Audit, study and analyze the information in the Databases to design business strategies and increase and/or improve the products and services offered by HGS.
  10. Provide the information and Personal Data of the Holders/Owners to companies linked to HGS, business partners or other companies or persons that HGS commissions to process the information and fulfill the purposes described in this Policy.
  11. When the information must be disclosed to comply with laws, regulations, or legal processes, to ensure compliance with the terms and conditions, to stop or prevent fraud, attacks on the security of HGS or others, prevent technical problems or protect the rights of others as required by the terms and conditions or the law.
  12. Combine Personal Data with information obtained from other allies or companies or send it to them to implement joint business strategies.
  13. If applicable, to consult, store and use the financial information obtained from third-party administrators of Databases, with the express authorization of the Owner for said consultation.
  14. The others described in this policy or permitted by law, as well as those necessary to fulfill the purposes described in this document.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Dentro de los tratamientos que pueden darse a los datos personales, en cumplimiento de la presente política, de manera enunciativa pero no taxativa, HGS podrá realizar los siguientes:

  1. La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.
  2. Establecer comunicación entre HGS y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.
  3. Ofrecer o informar al Titular sobre productos y/o servicios de HGS que puedan ser de su interés, así como suministrar información general por medio de correos electrónicos como parte de una novedad, comunicación, boletín, noticia o Flash Informativo.
  4. De ser el caso, usar la información para dar trámite a los reclamos, quejas, sugerencias respecto de los productos y/o servicios ofrecidos por HGS.
  5. Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de HGS.
  6. Recabar información acerca del dispositivo que se está utilizando para ver o utilizar la Pagina Web, como por ejemplo dirección IP o el tipo de explorador de Internet o sistema operativo utilizado y vincularla con información personal para garantizar que la Pagina Web brinde la mejor experiencia en línea.
  7. Evaluar el uso de la Pagina Web (de manera anónima e integral), así como realizar estadísticas de las actividades de los Titulares, como, por ejemplo, horas de visitas, frecuencia con las que se visita y sitio web que transfirió a la Pagina Web, de manera que se personalice la experiencia de los Titulares en la Página Web.
  8. Invitar y contactar a los Titulares para que participen en conferencias, talleres, y cualquier otro evento desarrollado por HGS.
  9. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece HGS.
  10. Suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a las sociedades vinculadas a HGS, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que HGS encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.
  11. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de HGS o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley.
  12. Combinar los Datos Personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.
  13. Para los casos en que aplique, consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de Bases de Datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta.
  14. Las demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley, así como aquellos necesarios para cumplir las finalidades descritas en este documento.

VII. PROVISION OF PERSONAL DATA TO THIRD PARTIES

HGS does not share personal information. However, in cases where it is necessary to share this data with third parties Responsible for the fulfillment of the purposes for which the information was collected, the Owner/Holder authorizes HGS to provide their information with those third parties and, among others, with:

  1. Advertising agencies that support HGS to comply with and analyze the effectiveness of its products and/or services.
  2. Third parties that must deliver to the Holder/Owner any ordered product or service, such as a postal or courier service.
  3. To the police or government authorities in cases where they have followed due legal process to request that the Holder’s information be shared with them.
  4. Third parties who wish to send the Owner/Holder information about their products and services only in cases in which their prior consent has been given by the Owner/Holder.
  5. Third party service providers, outsourcing companies, staff on mission or temporary.
  6. Providers of web analytics tools, such as Google.

Other reasons that may lead us to share information with third parties may be:

  1. Reinforce the applicable terms of use of the HGS Website.
  2. Carry out investigations of possible violations of applicable laws.
  3. Detect, prevent, and protect HGS against fraud and any technical or security vulnerability.
  4. Comply with applicable laws and regulations, and work together for any legal investigation and to comply with government requirements.

In the event that the Owner/Holder’s personal information is shared with a third party, HGS will make every effort to ensure that they keep the information secure, that all steps are taken to protect it from misuse and that they use it only in a consistent with the Policy for the Treatment of Personal Data, and the laws and regulations applicable to data protection.

HGS does not sell personal information, except to entities resulting from a spin-off and/or total or partial merger of the business, consolidations, change of control, reorganization or liquidation of all or part of the business. With the authorization granted to HGS for the processing of its data, the Holder expressly states that the authorization granted will continue in force in the event that HGS were to merge, split or transform, for which the authorization will be understood as granted to the company resulting from the split, merger or transformation.

VII. SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

HGS no comparte la información personal. Sin embargo, en los casos en que sea necesario compartir estos datos con terceros Encargados para el cumplimiento de las finalidades para las que se recabó la información, el Titular autoriza a HGS a suministrar su información con esos terceros y, entre otros, con:

  1. Agencias de publicidad que apoyan a HGS a cumplir y analizar la eficacia de sus productos y/o servicios.
  2. Terceros que deben entregarle al Titular algún producto o servicio ordenado, como por ejemplo algún servicio postal o de mensajería.
  3. A las autoridades policivas o gubernamentales en casos que éstas hayan seguido el debido proceso legal para solicitar que se les comparta la información del Titular.
  4. Terceros que deseen enviarle al Titular información acerca de sus productos y servicios únicamente en casos en los que se haya dado su previo consentimiento para ello por parte del Titular.
  5. Terceros prestadores de servicios, empresas de Outsourcing, personal en misión o temporal.
  6. Proveedores de herramientas analíticas web, tales como Google.

Otras razones que nos pueden llevar a compartir información con terceros pueden ser:

  1. Reforzar los términos aplicables de uso de la Página Web de HGS.
  2. Llevar a cabo investigaciones de posibles violaciones a las leyes aplicables.
  3. Detectar, prevenir y proteger a HGS contra el fraude y cualquier vulnerabilidad técnica o de seguridad.
  4. Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, y trabajar en conjunto para cualquier investigación legal y para cumplir con los requisitos gubernamentales.

En caso de que se llegara a compartir la información personal del Titular con algún tercero, HGS realizará su mayor esfuerzo para asegurarse de que mantengan segura la información, que se tomen todos los pasos para protegerla de mal uso y que la usen sólo de manera consistente con la Política para el Tratamiento de Datos Personales, y las leyes y regulaciones aplicables a la protección de datos.

HGS no vende información personal, excepto a entidades que resulten de una escisión y/o fusión total o parcial del negocio, consolidaciones, cambio de control, reorganización o liquidación de todo o una parte del negocio. Con la autorización concedida a HGS para el tratamiento de sus datos el Titular expresamente manifiesta que la autorización concedida continuará vigente en caso de que HGS llegare a fusionarse, escindirse o transformarse, por lo cual la autorización se entenderá otorgada a la compañía resultante de la escisión, fusión o transformación.

VIII. RIGHTS OF THE OWNER

In accordance with the applicable legal regime, the Holders/Owners have the right to know, update, rectify their information, and/or revoke the authorization for its treatment.

Specifically, they are rights of the holders as enshrined in article 8 of Law 1581 of 2012:

  1. To Know, update, and rectify your Personal Data
  2. Request proof of the authorization granted
  3. Be informed, upon request, regarding the use you have given to your Personal Data
  4. Submit to the Superintendency of Industry and Commerce complaints for violations of the provisions of the law
  5. Revoke the authorization and/or request the deletion of the data
  6. Free access to your Personal Data that has been subject to Processing.

VIII. DERECHOS DEL TITULAR

De acuerdo con el régimen legal vigente, los Titulares tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento.

Específicamente, son derechos de los titulares según lo consagrado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
  6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IX. CONTACT DETAILS FOR INQUIRIES, RECTIFICATIONS AND CLAIMS

Email: DPO.Americas@teamhgs.com

IXA. DATA BREACH MANAGEMENT

If You are concerned about an alleged breach of privacy by HGS, please contact our HGS Data Privacy officer email ID listed in section IX above.

The breach will be investigated in accordance with our internal procedures and processes.

HGS may require reporting any incident causing Data breach as per the requirements of the applicable laws, and the reporting time currently in Colombia is within (15) business days.

IX. DATOS DE CONTACTO PARA CONSULTAS, RECTIFICACIONES Y RECLAMOS

Correo electrónico: DPO.Americas@teamhgs.com

IXA. GESTIÓN DE VIOLACIONES DE DATOS

En caso de preocupación de una supuesta violación de la privacidad por parte de HGS, comuníquese con nuestro ID de correo electrónico del oficial de privacidad de datos de HGS que figura en la sección IX anterior.

La violación se investigará de acuerdo con nuestros procedimientos y procesos internos.

HGS puede requerir el reporte de cualquier incidente que cause violación de datos según los requisitos de las leyes aplicables, y el tiempo de informe actualmente en Colombia es dentro de (15) días hábiles

X. PROCEDURE FOR INQUIRIES, RECTIFICATIONS AND CLAIMS

The actions that the Holders/Owners or their Successors in title can present in relation to the queries, rectifications, and claims, related to their data registered in the HGS Databases are indicated below:

  1. INQUIRIES: Inquiries and requests will be answered within a maximum term of ten (10) business days from the date of receipt. When it is not possible to attend the query within said term, the interested party will be informed at the notification address that he has included in the respective query, stating the reasons for the delay and indicating the date on which his query will be attended, which in no In this case, it may exceed five (5) business days following the expiration of the first term. The response to queries may be delivered by any physical or electronic means.
  2. RECTIFICATIONS AND CLAIMS: When the Holder/Owner or his successors in title consider that the information contained in the HGS Databases should be corrected, updated, or deleted, or when they notice the alleged breach of any of the duties contained in the law, they may file a claim with HGS as follows:
    1. The claim will be formulated through a request addressed to the area in charge, in accordance with the provisions of this Privacy Policy, with the identification of the Owner/Holder, the description of the facts that give rise to the claim, the address, and accompanying the documents that you want to assert.

      If the claim is incomplete, the interested party will be required within five (5) business days after receipt of the claim to correct the faults.

      After two (2) months from the date of the request, without the applicant submitting the required information, it will be understood that he has withdrawn the claim.

    2. Once the complete claim has been received, a legend will be included in the database that says, “claim in process” and the reason for it, within a term not exceeding two (2) business days. Said legend must be kept until the claim is decided.
    3. The maximum term to resolve the claim will be fifteen (15) business days counted from the day following the date of receipt. When it is not possible to address the claim within said term, the interested party will be informed of the reasons for the delay and the date on which his claim will be addressed, which in no case may exceed eight (8) business days following the expiration of the first finished. The response to the rectifications or claims that the Owners or their successors submit may be delivered by any physical or electronic means.
  3. REVOCATION OF THE AUTHORIZATION: The Owners of the Personal Data may revoke their consent to the processing of their Personal Data at any time, as long as it is not prevented by legal or contractual provision. To do this, the Holder/Owner must follow the same procedure established for Rectifications and Claims.

    It must be considered that there are two ways in which the revocation of consent can occur: (i) For all the consented purposes, in which case HGS and/or those in charge of the Treatment must completely stop treating the Data of the Holder or, (ii) About certain types of treatment, such as for advertising purposes or marketing studies.

    Considering the foregoing, it will be necessary for the Holder/Owner, when submitting the revocation request, to indicate whether he intends a total or partial revocation. In the case of a partial revocation, she must indicate with which Treatment she is not satisfied. In case the Holder/Owner does not indicate it clearly, it will be understood that the request is complete.

  4. PROCEDIBILITY REQUIREMENT: In accordance with current regulations, the Holder/Owner or successor in title may only file a complaint with the Superintendence of Industry and Commerce once they have exhausted the process of consultation, claim or revocation of the authorization before HGS, in compliance with the provisions of this Privacy Policy.

X. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, RECTIFICACIONES Y RECLAMOS

A continuación, se señalan las acciones que pueden presentar los Titulares o sus Causahabientes en relación con las consultas rectificaciones y reclamos, relacionadas con sus datos registrados en las Bases de Datos de HGS:

  1. CONSULTAS: Las consultas y solicitudes serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a las consultas podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico.
  2. RECTIFICACIONES Y RECLAMOS: Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en las Bases de Datos de HGS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante HGS así:
    1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al área encargada, de acuerdo con lo establecido en la presente Política de Privacidad, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

      Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

      Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

    2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
    3. El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a las rectificaciones o reclamos que los Titulares o sus causahabientes presenten podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico.
  3. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida la disposición legal o contractual. Para ello, el Titular deberá seguir el mismo procedimiento establecido para las Rectificaciones y Reclamos.

    Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse: (i) Sobre la totalidad de las finalidades consentidas, caso en el cual HGS y/o los Encargados del Tratamiento deben dejar de tratar por completo los datos del Titular o, (ii) Sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercadeo.

    Teniendo en cuenta lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique si pretende una revocatoria total o parcial. En el caso de una revocatoria parcial, deberá indicar con cuál Tratamiento no está conforme. En caso de que el Titular no lo indique con claridad, se entenderá que la solicitud es total.

  4. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: de conformidad con las normas vigentes, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta, reclamo o de revocatoria de la autorización ante HGS, en cumplimiento con lo establecido por la presente Política de Privacidad.

XI. SECURITY MEASURES FOR THE PROTECTION OF PERSONAL DATA AND OTHER INFORMATION

HGS will take reasonable precautions to keep personal information secure and to require any third party that handles or processes Personal Data on its behalf to do the same.

Access to personal information is restricted to prevent unauthorized access, modification or improper use, and the treatment will only be enabled for people linked to HGS and expressly commissioned for it.

XI. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN

HGS tomará las precauciones razonables para mantener segura la información personal y para exigir a cualquier tercero que maneje o procese Datos Personales por su encargo que haga lo mismo.

El acceso a la información personal está restringido para evitar accesos no autorizados, modificaciones o usos indebidos, y el tratamiento estará habilitado únicamente a personas vinculadas a HGS y encargadas expresamente para ello.

XII. PERIOD OF VALIDITY OF THE DATABASES

The Databases to which HGS will treat, as well as the duly authorized Personal Data incorporated in them, will be valid for the period necessary to fulfill their purposes. Once this period has elapsed, HGS will proceed to eliminate the database or eliminate the data of the holders, as appropriate.

XII. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las Bases de Datos a las cuales dará Tratamiento HGS, así como los Datos Personales debidamente autorizados incorporados en ellas estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. Una vez cumplido este plazo, HGS procederá a eliminar la base de datos o eliminar los datos de los titulares, según correspondiere.

XIII. TRANSFER AND INTERNATIONAL TRANSMISSIONS OF DATA

TRANSFER: There is a possibility that HGS may have to transfer personal information of the Owners/Holders to other Responsible Parties in Colombia or in other countries. By accepting this Policy for the Treatment of Personal Data, the Holder authorizes and gives his express consent for said Transfer.

TRANSMISSIONS: With the authorization granted by any of the means provided for this purpose, the Holder authorizes HGS to carry out national and international transmissions of Personal Data to a Manager, to allow the latter to carry out the Treatment on behalf of HGS. These transmissions will not require to be informed to the Holder or to have an additional express consent.

XIII. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS

TRANSFERENCIA: Existe la posibilidad de que HGS tenga que transferir información personal de los Titulares a otros Responsables en Colombia o en otros países. Al aceptar la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales el Titular autoriza y da su consentimiento expreso para dicha Transferencia.

TRANSMISIONES: Con la autorización otorgada por cualquiera de los medios previstos para tal fin, el Titular autoriza que HGS realice transmisiones nacionales e internacionales de Datos Personales a un Encargado, para permitir que el éste realice el Tratamiento por cuenta de HGS. Estas transmisiones no requerirán ser informadas al Titular ni contar con un consentimiento expreso adicional.

XIV. AMMENDMENTS TO THE PERSONAL DATA PROCESSING POLICY

Any change amendment or substantial modification of this Policy for the Treatment of Personal Data will be communicated in a timely manner to the Owners/Holders by publishing it on the HGS Website.

XIV. MODIFICACIONES EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en la Página Web de HGS.

XV. INFORMATION AND DATA OF MINORS

HGS will only use, store, and process the personal data of minors with the express consent of their parents or legal representatives.

In the case of the data of minors, children or dependents of employees or collaborators, the purpose of said treatment will be to plan and carry out activities related to their personal and family well-being. For such purposes, HGS will take into account the respect and prevalence of the rights of minors, their best interests and their fundamental rights.

XV. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD

HGS solo usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad con el expreso consentimiento de sus padres o representantes legales.

En el caso de los datos de los menores de edad hijos o dependientes de empleados o colaboradores, la finalidad de dicho tratamiento será la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los mismos. Para tales efectos, HGS tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.

XVI. REGISTRATION IN THE DATABASE REGISTRY OF THE SUPERINTENDENCE OF INDUSTRY AND COMMERCE

HGS will comply with all the obligations that the regulations impose in relation to the registration and reports that must be delivered to the Superintendency of Industry and Commerce on the Databases for which it is Responsible.

For purposes of registering the Database, a procedure will be carried out taking into account the following parameters: i) Number of databases with personal information; ii) Number of holders for each database; iii) Detailed information on the channels or means that are planned to serve the holders; iv) Type of personal data contained in each database, to which treatment is carried out, such as: identification, location, socioeconomic, sensitive or other data; v) Physical location of the Databases.

XVI. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASE DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

HGS cumplirá con todas las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que debe entregar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre las Bases de Datos sobre las que sea Responsable.

Para efectos del registro de la Base de Datos, se realizará un procedimiento teniendo en cuenta los siguientes parámetros: i) Cantidad de bases de datos con información personal; ii) Cantidad de titulares por cada base de datos; iii) Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares; iv) Tipo de datos personales contenidos en cada base de datos, a los que se realiza tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros; v) Ubicación física de las bases de Datos.

XVII. SOCIAL MEDIA

Social networks such as Facebook, LinkedIn, Instagram, WhatsApp, and Twitter, among others, constitute complementary platforms for the dissemination of information (communication), which are of great interconnection of the digital media of the Holders and are not under the responsibility of HGS for being outside the company.

All the information that the Owners provide in the social networks in which HGS participates, as a user, does not constitute or form part of the Personal Data subject to the protection of this Policy, being the full responsibility of the company that provides that platform.

XVII. REDES SOCIALES

Las redes sociales como tales como Facebook, LinkedIn, Instagram, WhatsApp y Twitter, entre otras, constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información (comunicación), las cuales son de gran interconexión de los medios digitales de los Titulares y no se encuentran bajo la responsabilidad de HGS por ser ajenas a la empresa.

Toda la información que los Titulares proporcionan en las redes sociales en las que participa HGS, como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo de total responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma.

XVIII. VALIDITY AND MODIFICATIONS OF THE POLICY FOR THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

This Policy for the Treatment of Personal Data has been adopted and is in force as of May 26th, 2023.

Any change or substantial modification of this Policy for the Treatment of Personal Data will be communicated in a timely manner to the Owners by publishing it on the HGS Website.

Any information not contemplated in this policy will be regulated in accordance with the General Regime for the Protection of Personal Data in force in Colombia.

XVIII. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENDO DE DATOS PERSONALES

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales ha sido adoptada y se encuentra vigente a partir del 26 de mayo de 2023.

Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en la Página Web de HGS.

Toda información no contemplada en la presente política se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

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Registered Office: 171, Dr. Annie Besant Road, Worli, Mumbai – 400018, Maharashtra

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